Principperne har til formål at sætte rammerne og retningen for Herning Kommunes udbud og indkøb.
Vi har nogle principper for, hvordan vi køber ind og laver udbud. Dem har vi samlet her. Er du i tvivl om noget, er du velkommen til at rette henvendelse.
Principperne har til formål at sætte rammerne og retningen for Herning Kommunes udbud og indkøb.
De overordnede rammer følger Byrådets pejlemærker om bæredygtighed og FNs verdensmål samt KLs strategipapir for indkøb, der taler ind i en dagsorden om miljømæssig, social og økonomisk bæredygtighed.
Herning Kommune har ikke alene et ansvar for at forvalte borgernes penge bedst muligt, men også en mulighed for og en pligt til at være med til at påvirke omverdenen via vores indkøb.
Det kan ske ved at indtænke både klima og miljø, sociale forhold og etik, omkostninger og kvalitet samt forsyningssikkerhed, når vi køber ind.
Principperne er inddelt i fem strategiske fokusområder, der tilsammen angiver, hvordan Herning Kommune ønsker at købe ind:
Fokusområderne konkretiseres i mål og handleplaner.
Herning Kommune har med sine klimaplaner øget fokus på bæredygtighed og på målet om at blive en klimaneutral kommune i 2050. I 2030 skal CO2 udledningen fra Herning Kommune som virksomhed være reduceret med 70%.
Udbuds- og indkøbsområdet udgør med sin indkøbsvolumen, på 2,2 mia kr. årligt), et vigtigt felt til at løfte niveauet for bæredygtighed og reducere CO2-udledningen.
Principperne gælder for alle kommunale indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge-og anlægsopgaver.
Principperne for indkøb er også gældende for selvejende institutioner, der har drifts-overenskomst med Herning Kommune, samt institutioner, hvor mindst 50% af driften finansieres af Herning Kommune.
Gennem intern formidling vil Indkøbsafdelingen sikre, at indkøbsprincipperne bliver omsat til konkret adfærd og praktiske handlinger i medarbejdernes indkøbsbeslutninger.
Kommunalt indgåede aftaler kan aldrig bruges til private indkøb.
Som offentlig myndighed er Herning Kommune underlagt EU’s udbudsdirektiv og den danske udbudslov. Det indebærer, at Herning Kommune er forpligtet til at sende en lang række varer og opgaver i udbud og dertil at overholde de tilknyttede procedure-regler.
Klima og miljømæssig bæredygtighed er vigtigt for Herning Kommune.
Herning Kommune følger de indkøbsmål, som fremgår i egne klimaplaner samt målene udarbejdet af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI).
Herning Kommune ønsker at arbejde for at reducere miljøbelastningen og fremme udvikling og brug af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser.
For at opnå mere miljømæssigt bæredygtigt indkøb vil vi stille krav til vores leverandører om bæredygtig produktion, håndtering og distribution. Samtidig vil vi skubbe til deres incitament til at udvikle flere grønne løsninger.
Tankesættet bag forbrugshierarkiet nedenfor er, at man før et indkøb skal overveje, om man helt kan undgå købet eller benytte sig af genbrug.
Hvis det ikke kan lade sig gøre, bør man gå efter varer, som er fremstillet af genanvendelige materialer. Er dette ikke muligt, bør man vælge at købe varer med miljømærker.
Viden skal formidles, så det påvirker indkøbsadfærd i en grønnere retning.
Herning Kommune ønsker at støtte de mest energieffektive og miljørigtige løsninger i byggeri- og anlægsopgaver, inden for de givne økonomiske rammer.
Der skal være fokus på bæredygtighed i vores udbud og arbejdes aktivt med metoder, der øger andelen af bæredygtigt byggeri og anlæg.
Herning Kommune arbejder systematisk med at reducere klimaaftrykket fra indkøb.
Arbejdet tager afsæt i tilgængelige data, erfaringer og markedsviden om, hvilke vare-og tjenesteområder der typisk har et højt klimaaftryk, snarere end i en fuldt fastlagt samlet baseline.
På den baggrund prioriteres indsatser, der vurderes at have størst effekt på reduktion af drivhusgasudledninger, herunder gennem krav, dialog med leverandører og valg af mere klimavenlige løsninger, hvor det er muligt og relevant.
Transportsektorens udledning af CO2 svarer til ca. 30% af den samlede danske udledning. Derfor ønsker vi at reducere CO2 aftrykket på levering af varer. Det kan eksempelvis handle om at reducere antallet af leveringer og brug af fossilfri brændstof i varebiler m.v.
Reduktion af plast- og emballagemængden samt et fokus på at købe sæsonens fødevarer er også tiltag, som hjælper os i mål med at nedbringe CO2 belastningen. Herudover at begrænse forbruget af bl.a. oksekød, som har et stort klimaaftryk.
Vi ønsker at fremme det etiske og sociale samfundsansvar. Gennem kommunens udbud er der fokus på at skabe lærlingepladser, ordentlige arbejdsvilkår og jobmuligheder.
Herudover skabe plads til mennesker på kanten af arbejdsmarkedet og virksomheder, der støtter lokale foreninger.
Herning Kommune ønsker at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel egen organisation som hos leverandøren.
Kommunen stiller krav om arbejdsklausuler i alle indkøb af tjenesteydelser, drift samt bygge- og anlægsopgaver.
Det gælder også eventuelle underleverandører, og derfor pålægges leverandørerne et kædeansvar, hvor de er ansvarlige for, at deres underleverandører også sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere.
Herning Kommune ønsker opmærksomheden rettet mod at skaffe tilstrækkeligt med lærlinge- og praktikpladser i private virksomheder, der er leverandører til Herning Kommune, især inden for byggeriet.
Herning Kommune følger de til enhver tid gældende vejledninger herom fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.
Vi stiller krav om, at leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og at de efterlever internationale konventioner, herunder FN´s menneskerettighedserklæring.
Vi ønsker, at der er plads til mennesker med reduceret arbejdsevne på arbejdsmarkedet. Vi ønsker derfor at samarbejde med virksomheder, der tager et socialt ansvar bl.a. ved at ansætte medarbejdere på kanten af arbejdsmarkedet, hvor disse medarbejdere typisk er ansat i fleks- eller skånejob.
Større fokus på totalomkostninger (TCO), da det langsigtede perspektiv er afgørende for at handle økonomisk og miljømæssigt bæredygtigt.
Fastholde fokus på compliance og e-handelsgrad, med særligt fokus på de områder, der er omfattet af bekendtgørelsen om e-handel i offentlige indkøb .
I Herning Kommune køber vi ind med fokus på at forvalte borgernes penge bedst muligt. Et godt købmandskab indebærer, at aftalerne ikke blot er juridisk holdbare, men også er brugbare i dagligdagen.
Ved hvert udbud foretager vi en helhedsvurdering, hvor pris, kvalitet og andre forhold – såsom bæredygtige betragtninger – indgår.
Ved at gennemføre udbud hvor beregningen af totalomkostningerne (TCO) indgår, kan vi udvælge de produkter, der er billigst på den lange bane, og hvor ressourcerne anvendes mest effektivt.
I opgørelsen af lave anskaffelses- og driftsomkostninger i hele produktets levetid indgår også energiforbrug, reparations-muligheder, miljøbelastning samt genbrug og genanvendelighed.
Der handles som hovedregel ikke med leverandører, som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.
En høj compliance betyder, at størstedelen af vores indkøb sker hos de leverandører, som vi har indgået aftale med.
En høj compliance er en forudsætning for, at vi henter de gevinster hjem, vi har opnået på indkøbsaftalerne.
Herning Kommunes indkøbsafdeling vil fastholde fokus på arbejdet med compliance og sikker drift på aftaler indgået fra centralt hold.
Ved at have et brugervenligt e-handelssystem og ved at uddanne indkøberne, så de kan bruge Herning Kommunens Indkøbsportal, reduceres den tid, som anvendes på indkøb og som i stedet kan bruges på kerneopgaven.
E-handel giver tryghed for kommunens indkøbere i forhold til pris og kvalitet, men sikrer også effektive arbejdsgange fra bestilling til kontering og betaling af faktura.
Indkøbsafdelingen vil derfor arbejde på at optimere e-handelsgraden med fokus på de områder der er omfattet af bekendtgørelse om e-handel i offentlige indkøb.
Herning Kommune vil indgå i fællesskaber og dialoger med omverdenen, så der skabes gode vilkår for innovation og bæredygtig vækst.
Herning Kommune vil, når det giver mening, indgå i indkøbsfællesskaber eller - aftaler med andre kommuner, regioner og staten om indkøb af varer og tjenesteydelser.
Ved egne indkøbsaftaler er det muligt at benytte udbudslovens bestemmelser om delkøb og dele aftalerne op i mindre delaftaler, som lokale leverandører kan byde på. Delkøbsbestemmelsen vil også blive brugt til at konkurrenceudsætte dele af opgaver med bæredygtigt fokus.
Herning Kommune ønsker at styrke anvendelse af fleksible udbudsformer for at sikre, at vores indkøb følger nyeste udvikling og til enhver tid møder vores behov.
Ved udbud af forskellige aftaler er det vigtigt, at Herning Kommune har en god dialog og forventningsafstemning internt i organisationen i forhold til hvilke forhold, der skal vægtes i udbudsmaterialet.
I dialogen med leverandøren bliver vi klogere på, hvilke løsninger, der findes på markedet, og hvilke forventninger, vi kan stille til de produkter og ydelser, kommunen køber.
Herning Kommune prioriterer, at dialogen med leverandørerne ligger så tidligt i udbudsprocessen som muligt.
Dialogen skal være bred og samle erfaringer fra flere brancher. Det vil sige inkludere emner lige fra grønne alternativer, nye teknologier, mulig digitalisering og socialt ansvar til konkrete kontraktuelle krav og vilkår.
Der arbejdes med øget anvendelse af AI-værktøjer.
Kommunens indkøb tilrettelægges med henblik på at understøtte en øget og ansvarlig brug af kunstig intelligens (AI), hvor dette kan bidrage til højere kvalitet, større effektivitet og bedre ressourceudnyttelse – under hensyntagen til gældende lovgivning, datasikkerhed og etiske principper.
Herning Kommune vil sætte fokus på/tage højde for forsyningssikkerhed i forbindelse med kommunens indkøb, hvor det vurderes til at være nødvendigt, og hvor forsyningskæden kan komme under pres.
Herning Kommune skal ved planlægning og gennemførelse af indkøb vurdere hensynet til forsyningssikkerhed, når indkøbet er kritisk for Kommunens opgavevaretagelse i samspil med beredskab og fagforvaltninger.
Kommunen skal sikre klare roller, kompetencer og ansvar for arbejdet med forsyningssikkerhed i indkøb.
Identifikation af kritiske opgaver og afhængigheder sker i de relevante fagforvaltninger, mens Indkøb og Udbud understøtter arbejdet gennem fælles metoder, risikovurderinger og relevante krav til leverandørernes robusthed, kontinuitetsplanlægning og leveringsevne.
Kommunen skal identificere og risikovurdere indkøb, hvor leveringssvigt kan have væsentlige konsekvenser for borgere, drift eller sikkerhed.
Kommunen skal afdække leverandørmarkedets robusthed og forsyningsrisici forud for udbud.
Dennis Karred Steffensen
Teamleder for Indløb og Udbud
Tlf. 96 28 23 43
@ dennis.steffensen@herning.dk
Vi anbefaler brug af sikker mail, hvis din besked indeholder personlige eller følsomme oplysninger.