Referater fra styringsdialogmøder

Mødedato: 5. januar 2023 kl. 9:00-10:30

Sted: Rådhuset, Torvet 5, 7400 Herning lokale A2.00

Deltagere:

• Forretningsfører Bendix Jensen
• Bestyrelsesformand Ulla-Helena Jensen
• Chefjurist Herning Kommune, Peter Vallentin
• Arkitekt m.a.a - Byplanlægger Herning Kommune, Annette Niemann
• Cand.jur. Herning Kommune, Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden:

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere
2. Boligselskabets vurdering af egne udfordringer
3. Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.
4. Status og handling på udfordringer
5. Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen
6. Plan for almene boliger
7. Visioner for eventuelle boligsociale tiltag
8. Eventuelt

Referat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation af mødets deltagere

Chefjurist Peter Vallentin bød velkommen og mødets deltagere præsenterede sig.

Punkt 2: Boligselskabets vurdering af egne udfordringer

Forretningsfører Bendix forklarede, at der i forbindelse med renoveringen af de bevarede sygehusbygninger på Herning+ har vist sig at være behov for en mere omfattende renovering end først antaget. Der skal bl.a. lægges nyt tag på bygningen og der skal etableres dræn langs bygningens kældervægge. Dette er nogle økonomisk tunge renoveringsarbejder.

Entreprenøren Nordstern har i den forbindelse forslået ændringer til boligfordelingen, således at Lejerbo alene får den store bygning og den lille bygning med de 8 boliger. Forslaget indebærer en ændring af boligernes indretning, hvis der skal etableres samme antal etplansboliger som den oprigtige plan tilsagde. Det er nødvendigt at lave nye skitseplaner for at løse problemer med manglende dagslys mv. i nogle af lejlighederne. Skitserne er endnu ikke endelige, og man arbejder fortsat på at finde de helt rigtige løsninger. Boligforeningen holder løbende tilsynet orienteret om processen og fremsender planen så snart den er endelig.

Projektet er omfattet af den delegerede bygherremodel og dette afleder generelt en mere krævende proces. For at sikre at bl.a. kvaliteten i boligerne fastholdes, på trods af ændringer, så har boligselskabet særlig fokus på, at samarbejde stiller krav til dialogen og de gensidige aftaler mellem boligselskabet og den private bygherre.

Ligeledes kræver den delegerede bygherremodel også mere af tilsynet, hvorfor det er særlig vigtigt, at også tilsynet holdes orienteret om processen.

Vedr. Museumsgade

Formanden forklarede, at det er meget svært at udleje studieboligerne på Museumsgade og at boligselskabet oplever tomgang i boligerne. Området og ejendommen er med tiden blevet tilholdssted for et uheldigt personklientel. Dette får øvrige studerende til at fravælge boligerne.

Lejerbo Herning ønsker at arbejde hen imod at bygningen nedrives og har nu overdraget sagen til Lejerbos hovedafdeling, som vil igangsætte en sag om nedrivning ved Landsbyggefonden.

Ny afdeling i Fasterholt

Boligselskabets formand gav udtryk for, at der er mangel på almene boliger i landdistrikterne og at boligselskabet derfor gerne vil etablere en ny afdeling i Fasterholt. Boligselskabet har allerede ejendomme i nærområdet til Fasterholt, og det er oplagt at etablere samdrift med en eventuel ny afdeling. Boligselskabet oplever ikke udlejningsvanskeligheder i området, og herudover huser området tre store virksomheder som har medarbejdere, der gerne vil bo tæt på deres arbejdspladser.

Boligselskabets forretningsfører bemærkede desuden, at Lejerbo har indledt en dialog med AGRO- skolen om planerne for skolens gamle hovedbygning. Boligselskabet ønsker at afsøge mulighederne for at ombygge noget af det eksisterende byggeri og spurgte i den forbindelse til om der er indarbejdet en kvote til området ved AGRO-Skolen? Herning Kommunes planmedarbejder undersøger dette spørgsmål nærmere.

Boligselskabet bemærkede desuden, at man også er interesseret i projekter i Gødstrup.

Punkt 3: dokumentationspakken

Lejerbos forretningsfører bemærkede, at afdelinger som i dokumentationspakken er markeret som røde afdelinger, på baggrund af deres effektivitetstal, kan have baggrund i mange årsager. Ofte er der tale om særlige afdelinger som ældre- og ungdomsboliger, hvor specielle forhold medfører, at det kan være vanskeligt f.eks. at holde omkostninger mv. nede. Vedrørende afdelingen på Sabroesvej, så skyldes denne afdelings markering som rød hovedsagelig forhold som Lejerbo hjælper Herning Kommune med at varetage.

Boligselskabet arbejder aktivt for beboerdemokratiet og ligeledes gøres der en indsats for at sikre, at der er bestyrelser i alle afdelinger. Det kan til tider være vanskeligt at etablere bestyrelser i afdelinger med mange ungdomsboliger og i mindre afdelinger. Formanden bemærkede dog hertil, at der ikke er mange afdelinger uden en afdelingsbestyrelse.

Formanden nævnte desuden, at arbejdet i organisationsbestyrelsen er dynamisk og meget velfungerende.

Formanden forklarede, at boligselskabet har lavet mange indsatser vedrørende effektivisering. Bl.a. har man skiftet til LED-lys, udskiftet molokker og etableret samdrift og fælles indkøb af varer, håndværk- og driftsydelser. Boligselskabet er desuden kommet rigtig godt i gang med digitale underskrifter og hele selskabets flow foregår nu digitalt, både lejekontrakter mv.

På mødet blev det drøftet, hvorfor afdeling 86 Valdemars vej er i besiddelse af meget store henlæggelser. Formanden forklarede, at afdelingen på et tidspunkt havde modtaget nogle meget store beløb i forbindelse med erstatning for et tag. Det aftaltes, at Lejerbos forretningsfører ville undersøge forholdet nærmere og vende tilbage til tilsynet med en afklaring af dette punkt.

Boligselskabet oplever, at beboerne bliver ramt af huslejestigninger og man frygter en eskalering i antallet af restancer. Det er desuden bemærkelsesværdigt, at afdelingens varmemestre oplever en meget stor reduktion i almindeligt husholdningsaffald og emballage fra nyanskaffelser mv. Affaldsreduktionen på dette områder er i nogle afdelinger reduceret med 80%.

Punkt 4: Status og handling på egne udfordringer

Punktet er gennemgået løbende under mødet og særligt under pkt. 2. Generelt er boligselskabet i sund og fornuftig drift.

Punkt 5: Behovet for ungdomsboliger i kommunen

Boligselskabet oplever en smule ledighed i ungdomsboligerne i Snejbjerg. Der er ikke ledighed i selskabets afdeling på GL. Skolevej. Boligselskabet har dog ikke planer om etablering af flere ungdomsboliger, end dem som allerede er planlagt ved Herning+.

Punkt 6: Plan for almene boliger

Kommunens plan for almene boliger blev vedtaget den 20. december 2022 og er fremsendt til boligselskabets repræsentanter. Planen for almene boliger er desuden tilgængelig via Herning kommunes hjemmeside.

Punkt 7: Visioner for boligsociale tiltag

Lejerbo Herning tager aktivt del i arbejdet med den boligsociale helhedsplan. Herning Kommunes medarbejdere oplever at have et meget godt og konstruktivt samarbejde med boligselskabet på dette område.

Punkt 8: Eventuelt

Boligselskabet formand bemærkede, at man i mange afdelinger har fået etableret fibernet, og at der vil blive opsat elladestandere fra Clever i alle afdelinger. Desuden har boligselskabet i 2022 givet et antal udsatte familier mulighed for ferieophold.

Mødedato: 9. november 2022 kl. 9:00-12:00

Sted: Rådhuset, Torvet 5, 7400 Herning lokale A1.04

Deltagere:

• Formand Fruehøjgaard Bjarne Krog
• Konstitueret direktør Fruehøjgaard Hanne Skov
• Chefjurist Herning Kommune Peter Vallentin
• Byplanlægger Herning Kommune Annette Niemann
• Stabschef Herning Kommune Karin Locander
• Cand.jur. Herning Kommune Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden:

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere
2. Boligselskabets vurdering af egne udfordringer
3. Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.
4. Status og handling på udfordringer
   1. udfordringer i 2021 – opfølgning
5. Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen
6. Plan for almene boliger
7. Visioner for eventuelle boligsociale tiltag
8. Eventuelt

Referat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation af mødets deltagere

Chefjurist Peter Vallentin bød velkommen og mødets deltagere præsenterede sig.

Punkt 2: Boligselskabets vurdering af egne udfordringer

Formanden Bjarne Krog forklarede, at det har været et turbulent kvartal, hvor man har måttet afskedige boligselskabets direktør. Det der således fylder allermest lige nu, er at få en ansat en ny direktør. Den største udfordring i den forbindelse, er at finde den helt rette kandidat som kan træde ind i organisationen. De boligsociale tiltag er af samme årsag pt. sat på standby.

Formanden forklarede, at man forsøger at rekruttere anderledes denne gang og man har udset sig en kandidat, som man gerne vil have ind i organisationen. Formanden tilføjede, at man ikke er bekymret for driften og igangværende byggesager, men at det er nødvendigt at bruge ressourcer på at få ledelsen genetableret.

Boligselskabet oplever en tendens til at beboersammensætningen i meget større omfang end tidligere udgør ressourcekrævende beboere, og at det efterhånden er blevet en meget stor social opgave at drive boligselskab. Det boligsociale fylder meget og boligselskabet har langt fra altid de rette ressourcer.

Plads til forskel: mht. Brændgård og Fruehøj forklarede formanden, at man i boligselskabets ledelse overvejer, hvordan man håndterer situation når projektet, Plads til forskel er slut. Man er bekymret for at det, der gennem projektet er blevet opbygget tabes på gulvet, hvis det ikke følges op af andre tiltag. Boligselskabet ønsker derfor en fremadrettet helhedsplan.

Punkt 3: Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.

Man ønsker fortsat at søge om en øget kvote til byggeriet på Tingvej - Minihøjskolen har desværre trukket sig fra samarbejdet.

Vedrørende Fruehøj er der nu indgået forlig med hovedentreprenøren og der kan nu afleveres endeligt byggeregnskab i henhold til Skema C.

Særlige tiltag ift. drift mv.

Den konstituerede direktør forklarede, at man bl.a. har fokus på at blive digitaliseret i størst muligt omfang. Man har de senere år foretaget tiltag som øget samdrift om ansatte, maskiner og it-løsninger, øget digitalisering af driften via systemer der styrer opgaver og tidsforbrug, etableret fælles ind-købspolitik og udbud, opfølgning på overholdelse af aftaler (compliance), forenkling med kun én indkøbsansvarlig, ,energioptimering - fx LED-belysning, ventilation, pumper og fjernvarme-returvand, øget biodiversitet og anden fokus på etablering af mindre plejekrævende udearealer, mindre akut vedligehold og mere planlagt vedligehold

Tiltag ift. afd. bestyrelser og beboerdemokratier.

Boligorganisationen oplever en stigende tendens til, at det er svært at rekruttere beboere til afdelingsbestyrelserne. Beboerne udviser ikke den store interesse for det generelle arbejde i afdelingsbestyrelserne, hvorimod det er meget nemmere at fange beboernes interesse i forbindelse med enkeltsager eller projekter i afdelingerne. Ledelsen i boligselskabet gør sig forskellige overvejelser om, hvordan man kan håndtere beboernes svingende interesse. Ligeledes ses samme tendens i organisationsbestyrelserne, hvor det også ofte kan være vanskeligt at værge bestyrelsesmedlemmer med indsigt i f.eks. byggeri og økonomi.

Fruehøjgaard vil gerne opføre boliger og nye afdelinger som består af en god blanding af små betalbare boliger samt lidt større boliger, således at der sikres afdelinger med en blandet beboer-sammensætning.

Ad Afdelinger med særlige udfordringer har boligselskabet udpeget Søndergade, Fruehøj, Brændgårdsparken, Birk Campus og Dalgasparken.

Ad Søndergade har Landsbyggefonden afslået et salg af bygningerne og ligeledes er der givet afslag på den helt store helhedsplan. Boligselskabet afventer nogle lån der er betalt ud. Dette frigør ca. 500.000 om året og der kan lånes 8 mio. kr. – Vi afventer at lånene er betalt ud.

Ad afdelingerne Fruehøj og Brændgårdsparken udtrykker ledelsen i boligselskabet bekymringer for, hvordan afdelingerne efterlades når projektet Plads til forskel er slut.

Ad afdelingen Dalgasparken er boligselskabet i dialog med kreditforeningen om et lån og man afventer pt. kreditforeningens tilbagemelding.

Revisionsprotokollat

Det fremgår af revisionsprotokollatet at selskabet ikke lever op til kravet om 25- årige drifts- og vedligeholdsplaner. Den konstituerede direktør forklarede hertil, at Domeas styringsplatform har problemer med at udarbejde 25-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner, men at der pr. 1. januar 2023 udarbejdes 30-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner.

På Kontorholdsudgifterne har boligselskabet sparet 288.000 kr. ved at investere i en ny it- pakkeløsning fra Domea.

Personaleudgiftsbudgettet er overskredet med 817.000 kr. Boligselskabets konstituerede direktør forklarede hertil, at den del af overskridelsen der udgør 365.000 kr., har forbindelse til den tidligere direktørs fratrædelse. Herudover har der været tale om en generel underbudgettering og mere overarbejdsudbetaling end forventet.

Den konstituerede direktør forklarede ligeledes, at man i selskabet har ændret sin regnskabspraksis således, at byggesagshonorarer ikke længere indtægtsføres.

Revisionen har udtalt følgende bemærkninger til renoveringen af Fruehøj:

(…) Ledelsen (tidligere ledelse) er af den opfattelse, at størstedelen af det beløb boligselskabet er stævnet for, er uberettiget (..).

Boligselskabets formand forklarede hertil, at den tidligere ledelse uberettiget har tilbageholdt pengekrav, hvorefter der på disse er påløbet betydelige renter.

Punkt 4: Status og handling på udfordringer

Afdeling 7 Søndergade 20-26, samt afdeling 14, Hammerthor Elmegade 3A-T 7400 Herning er i dokumentationspakken for 2022 markeret som afdelinger, hvor det bør diskuteres hvorvidt der kan foretages effektiviserende tiltag.

For afdeling 7 Søndergade gør det sig gældende, at afdelingens fraflytningsprocent er på 37,50 mod et benchmark på 10,53 %.

Den konstituerede direktør forklarede, at økonomien i afdeling 7, Søndergade er meget anstrengt. Der er tale om en gammel ejendom, som kræver megen vedligeholdelse i forhold til, at der kun er 16 boliger og 3 erhvervslejemål. Boligforeningen arbejder i samarbejde med Landsbyggefonden på at finde en anden løsning vedrørende ejendommen. Den høje fraflytningsprocent skyldes meget sandsynligt ejendommens stand.

For afdeling 14 Hammerthor i Elmegade udgør den opsparede henlæggelse til vedligeholdelse pr. bolig i afdelingen 16,940,55 kr., hvor benchmark er 32.204,86 kr.

Mht. afdeling Hammerthor er der ligeledes tale om en gammel ejendom, der kræver megen vedligeholdelse. Desuden er der etableret en æblepark i området, og også den kræver særligt vedligehold.

Punkt 5: Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen

Afdeling 11, Birk Campus har svært ved at få balance mellem vedligeholdelsestilstand og henlæggelser/opsparing. Desuden oplever boligselskabet megen tomgang specielt i foråret, da AU kun har få uddannelser med studiestart pr. 1. februar. Desuden ses der en tendens til, at de unge opsiger lejemålene, når de skal til at skrive deres bacheloropgave, fordi de herefter ikke længere har samme behov for at være tæt på universitetet.

Boligselskabets ledelse er bekymrede for de begyndende udlejningsvanskeligheder som er begyndt at vise sig se i Birk. Man frygter at afdelingen i Birk kommer til at lide endnu mere i forbindelse med opførelsen af flere boliger i midtbyen fordi de unge så fravælger Birk.

Selvom boligselskabet tidligere har udtrykt, at man havde et ønske om at etablere flere ungdomsboliger, så bemærker boligselskabets ledelse at situationen har ændret sig og med de tiltagene udlejningsvanskeligheder særligt i Birk, er boligselskabet særdeles bekymret ved tanken om at bygge yderligere ungdomsboliger.

I ungdomsboligerne i Nørregade har der også været perioder med udlejningsvanskeligheder, særligt vedrørende boliger med skråvægge. Boligselskabet har efter mødet fremsendt en udskrift over ledigheden i de forskellige afdelinger. Udskriften er vedlagt som bilag.

Punkt 6: Plan for almene boliger

Annette Niemann forklarede, at administrationsforslaget er udarbejdet, men endnu ikke er vedtaget. Det har trukket ud med vedtagelsen fordi der sent i processen fremkom et ønskede om et debatmøde og en ændring i fremgangsmåden for anvendelse af kvoterne. Det forventes dog, at planen for almenboliger er færdig inden årets udgang.

Punkt 7: Visioner for eventuelle boligsociale tiltag

Boligselskabets formand udtrykte et stort ønske om etableringen af en tæt og kontinuerlig dialog med Herning Kommune vedrørende den generelle beboersammensætning i de almene boliger, idet beboersammensætningen er under massiv forandring. Formanden efterspurgte desuden en langsigtet planlægning på dette område, da kortvarige projektansættelser ikke længere rækker i forhold til den ændrede beboersammensætning.

Ligeledes forklarede formanden, at der er behov for at styrke medarbejderstaben i forhold til boligsociale tiltag, og at dette uundgåeligt vil medføre en stigning i administrationsbidraget.

Karin Locander bemærkede, at man fra kommunens side er meget bevidst om, at beboersammensætningen i de almene boliger har ændret sig. Karin forklarede hertil, at man netop har etableret en styregruppe, hvor alle 4 boligorganisationer er repræsenteret, og hvor netop beboersammensætningen og de problematikker, der afstedkommer heraf skal håndteres og drøftes. Styregruppens etablering har netop til formål at afhjælpe, give viden, sparring og engagement til tværgående problemstillinger. Styregruppen har ligeledes til formål at iværksætte langsigtede planer.

Punkt 8: Eventuelt

Herning kommune er på vej med et udbud af driften af de kommunale ældreboliger.

Mødedato: 4. november 2022 kl. 10:15-12:00

Sted: Rådhuset, Torvet 5, 7400 Herning lokale A1.04

Deltagere:

• Direktør Bomidtvest, Per Dyhr Jensen
• Økonomichef Bomidtvest, Jette Würts
• Chefjurist Herning Kommune, Peter Vallentin
• Byplanlægger Herning Kommune, Annette Niemann
• Stabschef Social, sundhed og beskæftigelse Herning Kommune, Karin Locander
• Cand.jur. Herning Kommune, Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden:

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere
2. Boligselskabets vurdering af egne udfordringer
3. Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.
4. Status og handling på udfordringer
   1. udfordringer i 2021 – opfølgning
5. Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen
6. Søndergade 23 De gamles hjem - status
7. Plan for almene boliger
8. Visioner for eventuelle boligsociale tiltag
9. Eventuelt

Referat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation af mødets deltagere

Chefjurist Peter Vallentin bød velkommen og mødets deltagere præsenterede sig.

Punkt 2: Boligselskabets vurdering af egne udfordringer

Per Dyhr Jensen (PDJ) informerede om, at der generelt ikke er problemer med tomgang i selskabets boliger og at man overordnet set ikke har de store udfordringer.

PDJ fremviste bl.a. en udtræk over antallet af huslejerestancer i årene 2019 til og med september 2022 inddelt i kategorierne rykkere, inkassooverdragelser og lejeudsættelser. PDJ bemærkede, til oversigten, at boligselskabet ikke har oplevet en stigning i hverken antallet af rykkerskrivelser, inkassooverdragelser eller udsættelser. PDJ tilføjede dog, at boligselskabets ledelse har en bekymring for, at der i 2023 vil ske en eskalering på de tre parametre på baggrund af stigende forsyningsudgifter som uundgåeligt vil ramme beboerne. Det er dog kun ganske få boliger i Herning Kommune der forsynes ved gasfyr, og boligselskabet er meget opmærksomt på at følge udviklingen. PDJ gav udtryk for, at det er en svær situation, og at man gerne vil hjælpe de beboere, der er hårdest ramt af de stigende udgifter til varme mm., men at boligselskabet ikke har de rette beføjelser til at hjælpe enkelte beboere, uden at dette vil føre til en uhensigtsmæssig og uhjemlet forskelsbehandling af beboerne.

PDJ forklarede desuden, at Bomidtvest har særlig fokus på den interne forretningsgang, og at man har iværksat forskellige tiltag, der bl.a. skal forbygge at organisationen kan udsættes for bedrageri og anden økonomisk kriminalitet. Tiltagene består bl.a. i præventive kontrolopfølgninger, kontrol af indkøbsprocedurer og flere godkendelsesled. Der henvises i øvrigt til det på mødet udleverede materiale ”Retningslinjer for arbejde i Bomidtvest administrationen.”

PDJ bemærkede hertil, at Bomidtvests medarbejdere har taget godt imod tiltaget.

Bomidtvest fremlagde ligeledes ”Bomidtvests strategiplan 2023-2017” Arbejdet med strategiplanen er godt i gang og den 24. november 2022 afholdes der temadag med boligselskabets bestyrelse, hvor arbejdet med strategiplanen er omdrejningspunktet.

Punkt 3: Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.

Forslag til fremtidige samarbejder.

- Boligselskabets planer er ikke altid tidsmæssigt sammenhængende, med de tidsmæssige planer for byudvikling i kommunen. – Det ville boligselskabet gerne, at der kom lidt mere fokus på.

Øget fokus på boligsociale tiltag, boligselskabet har taget initiativ til at oprette en boligsocial stabsfunktion i boligselskabet. Der er blevet ansat en dygtig medarbejder, som skal arbejde med det boligsociale.

Hvad er bæredygtighed? – Økonomisk bæredygtighed er også bæredygtighed. – Første fokus er robuste solide boliger. Det nytter ikke noget at vi bygger med bæredygtige materialer, som så ikke holder lige så godt, så vi skal udskifte eller renoverer før tid, med højere husleje til følge.

Altid fokus på hvor det giver mulighed at outsource opgaver. Kan vi løse opgaver bedre og smartere ved at lade andre løse opgaven, så skal vi det.

Viceværterne skal til at bruge mere tid til dialog med beboerne. Det vil viceværterne gerne, der skal selvfølgelig findes en balance.

Punkt 4: Status og handling på udfordringer

Afdeling 11, Bytoften 73-75 samt afdeling 550 Bytoften 79, 7400 Herning er i dokumentationspakken for 2022 markeret som afdelinger, hvor det bør diskuteres, hvorvidt der kan foretages effektiviserende tiltag.

For afdeling 11 gør det sig gældende, at den opsparede henlæggelse til vedligeholdelse pr. bolig i afdelingen udgør 19.657,67 kr., hvor benchmark er 44.708,44 kr.

For afdeling 550 udgør den opsparede henlæggelse til vedligeholdelse pr. bolig i afdelingen 36.353,13 kr., hvor benchmark er 39.430,84 kr. Afdeling 550 fraviger således ikke meget fra benchmark.

PDJ forklarede, at det for henholdsvis afdeling 11 og afdeling 550 af flere årsager er særligt vanskeligt at opnå effektivitetstal svarende til benchmark. Afdelingerne er meget belastede af slitage og gentagne reparationer. Mange af afdelingernes beboere er kørestolsbrugere, hvilket uundgåeligt gør boligerne mere udsatte. Desuden er en del af afdelingernes beboere plejekrævende og plejepersonalet skal flere gange i døgnet anvende lifte og andet hjælpeudstyr, der fylder meget og som let kan påføre skader på lejlighedens inventar. Herudover er det sværere at drive afdelinger med få enheder og hvor der er store afstande mellem enhederne. PDJ tilføjede, at boligselskabet generelt har stor fokus på effektivitetstal og at man indtænker dette i dagligdagen f.eks. ved at have fokus på hensigtsmæssig arbejdstilrettelæggelse, indkøbspolitik og digitalisering.

Karin Locander bemærkede hertil, at man i afdelingen for social-sundhed og beskæftigelse, på beboernes vegne, har interesseret i at huslejen holdes nede, da beboernes rådighedsbeløb i de omtalte afdelinger i forvejen er begrænset. Social-sundhed og beskæftigelse vil gerne være behjælpelige, med tiltag i det omfang det kan lade sig gøre, og som eventuelt kan medvirke til at reducere omkostningerne i de pågældende boliger.

Punkt 5: Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen

Bomidtvest råder over ungdomsboliger i Herning Kommune.

Punkt 6: Søndergade 23 De gamles hjem - status

PDJ forklarede at ejendommen er i voldsomt forfald, og at man senest har beklædt hele ejendommens tag med en kraftig presenning da der ellers vil trænge store mængder regnvand ind i bygningen. Det har kostet i nærheden af 300.000 kr. at sikre ejendommen med presenning. Denne presenning står nu overfor en udskiftning som vil beløbe sig til 325.000 kr. PDJ gav udtryk for, at Herning Kommune lider et meget stort økonomisk tab, på ca. 1 mio. kr. om året, ved at ejendommen blot henstår tom år efter år. Der er gennem tiden forsøgt mange løsninger uden man er kommet i mål med noget konkret. Boligerne er mærket som ældreboliger og dermed har Herning Kommune anvisningspligten.

Bomidtvest bekræfter, at der er restgæld i ejendommen og at ejendommen er finansieret ved et indekslån.

Punkt 7: Plan for almene boliger

Annette Niemann forklarede, at administrationsforslaget er udarbejdet, og at man forventer at have planen færdig inden årets udgang.

Punkt 8: Visioner for eventuelle boligsociale tiltag

Med henvisning til den på mødet fremlagte boligsocialplan forklarede PDJ, at Bomidtvest har valgt at investere målrettet i den boligsociale del. Bomidtvest har i samarbejde med Ikast- Brande kommune etableret et boligsocial fællesskab/ netværk og andre kommuner, hvor Bomidtvest har boliger får samme aftale tilbudt. PDJ henviste desuden til, at man som en del af den boligsociale helhedsplan i Bomidtvest har fastansat en erfaren boligsocial medarbejder, der bl.a. skal søge at forebygge lejeres mistrivsel. Boligselskabet har erfaring med at lejeres mistrivsel i værste konsekvens kan føre til unødigt store fraflytningsregninger og lignende.

Bomidtvest har generel meget fokus på boligsociale tiltag i alle Bomidtvests boligområder, og boligselskabet har i forbindelse med gennemførelsen af den boligsociale helhedsplan valgt at inddrage en del af selskabets viceværter, så de i det daglige kan styrke den gode og tillidsfulde dialog med beboerne.

PDJ forklarede, at Bomidtvest ligeledes gerne vil styrke samarbejdet og dialogen med personalet i Sundhed og ældre i håbet om at man kan komme på forkant med de situationer, hvor en lejlighed bliver stærkt misligholdt. Boligselskabet har haft forhold, hvor f.eks. beboerens dyr gennem længere tid har besørget indenfor, og hvor boligselskabet er af den opfattelse, at hvis dialogen mellem sundhedspersonalet og boligselskabet havde været mere kontinuerligt, så kunne de store skader på boligen have været undgået.

Karin Locander oplyser, at man bestemt er indstillet på dialog, og at man i Sundhed og ældre kun har interesse i at beboeren trives og ikke havner i en situation, hvor vedkommende må ufrivilligt må fraflytte sin bolig. Karin bemærkede dog hertil, at beboere der ikke ønsker kommunens hjælp, der kan kommunen ikke påtvinge dem hjælpen, I den situation er der plads til endnu bedre samarbejde, mellem kommune og boligselskabet, for boligselskabet kan måske åbne døre der er lukket for kommunen og omvendt.

Karin Locander forklarede desuden, at man i Social-sundhed og beskæftigelse netop har etableret et strategisk samarbejdsfællesskab med alle 4 boligorganisationer i Herning, og hvor det første møde er planlagt.

Mødedato: 25. november 2022 kl. 9:00-12:00

Sted: Nygade 20, 7400 Herning

Deltagere:

• Direktør Fællesbo, Peter Bøgebjerg Mortensen
• Afgående direktør Kaj Mortensen
• Formand Finn Stengel Petersen
• Næstformand Mona Hedegaard
• Udlejnings- og boligsocialchef Gitte Bjerregaard
• Drifts- og projektchef Kim Grarup
• Controller Jesper Kjeldsen
• Chefjurist Herning Kommune, Peter Vallentin
• Byplanlægger Herning Kommune, Annette Niemann
• Stabschef Social, sundhed og beskæftigelse Herning Kommune, Karin Locander
• Cand.jur. Herning Kommune, Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden:

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere
2. Boligselskabets vurdering af egne udfordringer
3. Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.
4. Status og handling på udfordringer
5. Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen
6. Plan for almene boliger
7. Visioner for eventuelle boligsociale tiltag
8. Eventuelt

Referat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation

Afgående direktør Kaj Mortensen bød velkommen og mødets deltagere præsenterede sig.

Punkt 2: Boligselskabets vurdering af egne udfordringer

Boligselskabets direktør berettede om, at boligselskabet havde en meget travl periode i slutningen af 2020, da hele 7 helhedsplaner stod for at skulle gennemføres. Corona situationen gjorde det ydermere vanskeligt at gennemføre processerne. Direktøren forklarede desuden, at det var svært at gennemføre, men at de var lykkes med at gennemføre alle afdelingsmøder, og at det var en stor planlægningsopgave at afvikle disse ”ude af huset”. I mange tilfælde lykkedes boligselskabet med at finde gode lokationer mv. til afholdelse afdelingsmøderne, men der var indimellem lokationer som ikke var særligt egnede og derfor gav et knap så godt forløb. Desværre var boligselskabet nødt til at aflyse kursusweekenden i både 2020 og 2021 pga. Corona.

Alle bestyrelsesmøder i 2021 blev afholdt fysisk, dog med de begrænsninger som restriktionerne foreskrev. Ligeledes er stort set alt udvalgsarbejde igen aktiveret.

Bestyrelsens sammensætning har ændret sig i 2021 med to nyvalgte medlemmer.

Mht. de boligsociale tiltag har boligselskabet også været udfordret, idet man ikke fik de godkendelser som selskabet havde brug for til den økonomiske del af disse tiltag.

Boligselskabets ledelse har været bekymret for økonomien i de 7 helhedsplaner på grund af den stigende inflation. Boligselskabet er dog optimistiske og håber på, at der findes en god løsning når alle 7 helhedsplaner er igennem.

Boligselskabets direktør gav desuden udtryk for, at der er et godt samarbejde mellem kommunens planafdeling og boligselskabet.

Boligselskabets direktør gjorde opmærksom på, at den kommende separering af kloakker er en enorm udfordring for boligselskabet. Boligselskabet har lavet de henlæggelser som man har kunnet nå, men selskabet skal stadig ud at optage lån for at kunne opfylde separeringsforpligtelsen. Sådanne lån skal godkendes på afdelingsmøderne og det kan give udfordringer. Det aftaltes herefter, at af der iværksættes et møde mellem kommunen og boligselskabet, hvor dette punkt drøftes nærmere.

Boligselskabets ledelse forklarede ligeledes, at man har kontaktet boligselskabet Fruehøjgaard med henblik på at etablere og udvikle et samarbejde, som kunne bidrage til at holde begge boligselskabers udgifter i skak på områder som f.eks. drift og vedligehold i en tid, hvor prisstigningerne er så markante som det er tilfældet lige nu. Boligselskabet Fruehøjgaard var dog ikke interesseret i at etablere et sådant samarbejde for nuværende.

Et andet punkt som boligselskabet gjorde opmærksom på var, at byggerierne på Ørstedgården, Elmevej og Gyvelvej er gået i stå pga. en konkurs. Dette belaster boligselskabets økonomi, men at selskabets gør alt, hvad man kan for at få kravene ud af boet. Det er dyrt for boligselskabet når andre virksomheder skal ind og overtage et allerede påbegyndt byggeri.

Punkt 3: Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.

Mht. særlige tiltag ift. drift mv. har selskabet fået udarbejdet en screeningsrapport, som skal vise selskabets tilstand og status på flere kerneområder. Boligselskabet vil fremsende screeningsrapporten til tilsynet når denne er udarbejdet. Boligselskabet arbejder desuden meget med e-drift, idet man ønsker et øget fokus på digital vidensdeling, bevaring og videreførelse af værdifulde driftserfaringer mv. i boligselskabet.

Efter nedlukningen af Corona i 2020 er der igen kommet gang i beboerdemokratiet og alle afdelingsmøder er afholdt inden for retningslinjerne. Samtlige 84 afdelinger har fået tilbudt at enkelte eller flere bestyrelsesmedlemmerne deltager på afdelingsmøderne. Dette har afdelingsbestyrelserne taget godt imod. Boligselskabets repræsentanter forklarede desuden, at der er sat ”turbo” på helhedsplanerne, hvor beboerne løbende bliver inddraget. Boligselskabet har afholdt informationsmøder omkring helhedsplanernes status i de berørte afdelinger. Der er ligeledes igangsat genhusningssamtaler.

Visionen for Boligselskabet FællesBo udløber ved udgangen af 2022, og derfor er styregruppen i gang med den nye mission/vision for perioden 2023-2027.

Bestyrelsen har besluttet, at den nye vision for 2023-2027 også skal favne FN’s verdensmål.

Dette arbejde er i gang og mange ideer er i spil. Boligselskabet har bl.a. inddraget elementer, der vedrører sundhed og trivsel – egentlig principper som boligselskabet allerede prioriterer, men man ønsker nu at sætte principperne ”i system, så arbejdet med disse værdier sikres yderligere.

Boligselskabet er ligeledes medlem af foreningen Bæredygtig Herning og også repræsenteret ved diverse event der afholdes af foreningen.

Boligselskabets ledelse nævnte, at man gerne vil være med til at bygge nye boliger og at selskabet har tre projekter liggende. Boligselskabet savnede dog opfølgning og afklaring efter det sidste møde med kommunen. Boligselskabet har investeret henved 100.000 kr. på at lave afsøgning af projekterne og har endnu ikke fået nogen tilbagemelding på disse. Boligselskabets ledelse er desuden nysgerrig på, hvorvidt det kan være gavnligt, at fordelingen af kvoter tilrettelægges anderledes.

Ad afdelinger med udfordringer har boligselskabet særligt udpeget afdeling 100, A.I. Holms Vej. Afdelingen er belastet af at der fra nogle af lejlighederne og på afdelingens udenomsarealer handles med stoffer. Afdeling 100 er en særlig afdeling, idet der er fælles bad i 50 af afdelingens i alt 99 boliger. Boliger med fælles bad er enormt svære at leje ud og står i stort omfang tomme. Boligselskabet forklarede, at man hos Landsbyggefonden har søgt midler til at ændre på dette, men at man ikke fik tilsagn hos Landsbyggefonden.

Boligselskabets ledelse forklarede, at boligerne i afdelingen kun lejes ud til studieaktive, men at lejerne låner deres boliger ud til et klientel der sælger stoffer mm.

Boligselskabet har etableret et samarbejde med kommunen, hvor man i fællesskab forsøger at komme problemerne til livs. Boligselskabet har også kontaktet politiet for at gøre opmærksom på problemerne

Boligselskabet har desuden iværksat et tiltag, hvor en medarbejder som er tilknyttet boligselskabets tilbud ”Mennesket i midten” flytter ind en i en af de tomme boliger en dag om ugen.

Af dokumentationspakken for 2021 fremgår det, at afdeling 114 Teglparken Herning har et lejetab. Herning Kommune har anvisningsretten til 14 boliger i afdelingen, og det forekommer derfor misvisende, at der skulle være et lejetab idet lejetab er lig med tomgangsboliger. Medarbejderen fra boligselskabets økonomiafdeling fandt ligeledes dette mærkværdigt. Det aftaltes herefter at boligselskabet ville undersøge forholdet nærmere.

Ved gennemgang af revisionsprotokollat fremkom årets resultat negativt: -1.866.352 kr. Boligselskabets ledelse forklarede, at årets resultat er negativ påvirket af indgåede fratrædelsesordninger med 3 ansatte og heraf udbetalte kompensationsbeløb på i alt 1.815.096 kr. posteret under ekstraordinære poster.

Der er i revisionsprotokollatet desuden givet anbefaling om (…) yderligere henlæggelser for afdelingerne 111, 200, 220, 232, 250, 260, 271, 400, 413 og 414 og at der (…) er et misforhold mellem henlæggelsen til tab ved fraflytning ultimo, årets henlæggelse og forbruget i året. Der er risiko for, at der i afdelingerne opstår større tab på kontoen, idet der indenfor en periode på 2-3 år vil være risiko for tab på kontoen. Det er ved lov besluttet, at tab på fraflyttere skal fordeles solidarisk, således at en afdeling kun skal bære tab for kr. 336 pr. lejemålsenhed i en afdeling. Det overskydende tab skal dækkes af dispositionsfonden. (…)

Herudover, at der for afdeling 2, 100, 200, 212, 231, 232, 271 og 410 (…) fremadrettet indarbejdes i budgetterne, at afdelinger med større tab eller ingen henlæggelser til tab budgetterer med den årlige max. udgift til tab (afdelingens selvrisiko). (…) Og (…) at der i afdeling 10, 26, 232, 234, 250, 271 og 312 anbefales, at der sker en forøgelse af henlæggelserne til istandsættelse ved fraflytning, (…) da saldoen ultimo er lav eller helt nulstillet. Behovet for henlæggelse er vurderet i forhold til realiseret forbrug de seneste år, samtidig med det ikke ses, at der i budgettet for 2021 er taget tilstrækkelig højde for en stigning i de budgetterede henlæggelser til imødegåelse af større fremtidige udgifter til istandsættelse ved fraflytning (…)

Punkt 4: Status og handling på udfordringer

Punktet er løbende indarbejdet under de øvrige dagsordenpunkter.

Punkt 5: Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen

Boligselskabet direktør forklarede, at der er blevet skåret i SU’en til udenlandske studerende og at Herning i den sammenhæng har mistet omkring 300 uddannelsessøgende.

Det er boligselskabets opfattelse, at der ikke længere er mangel på ungdomsboliger. Behovet for yderligere ungdomsboliger er ikke til stede pt. Boligselskabet nævner også, at der de kommende år vil være små ungdomsårgange, og at man er helt afklaret med at der ikke skal bygges flere ungdomsboliger lige nu. Boligselskabets ledelse nævnte hertil, at der ikke er venteliste til nogen af boligselskabets ungdomsboliger, og at man skal tilbage til 2019 for at finde ventelister. I 2021 og 2022 har boligselskabet ikke haft den forventede udlejning af ungdomsboliger. Det er boligselskabets konklusion, at der ikke skal bygges flere ungdomsboliger, da man frygter at få enorm tomgang i ungdomsboligerne.

Boligselskaber nævnte desuden, at der heller ikke er efterspørgsel på pendlerboliger længere.

Punkt 6: Plan for almene boliger

Boligselskabet spurgte ind til hvad Herning kommunens status er på diverse projekter. Kommunens repræsentant forklarede, at Byplanudvalget har haft et ønske om mere indsigt i, hvordan det almene boligbyggeri fungerer i praksis. Ligesom udvalget gerne ville ”klædes bedre på” til at kunne arbejde med alment boligbyggeri. Der har derfor været afholdt en temadag for byplanudvalget om emnet. Byplanudvalgets ønske om mere indsigt kan have forsinket beslutningsprocesserne, men det er positivt, at udvalget søger grundig indsigt og forståelse for emnet. Kommunens repræsentant fra planafdelingen fremsender kommunens plan for almene boliger snarest mulig.

Punkt 7: Visioner for eventuelle boligsociale tiltag

Boligselskabets ledelse gav udtryk for, at samarbejdet med Herning Kommune omkring den boligsociale indsats er meget velfungerende. Stabschef Karin Locander anerkendte boligselskabet for den store og unikke indsats som boligselskabets personale har iværksat for at hjælpe Herning Kommune med at løse boligsituationen for de mange ukrainere, kommunen har modtaget.

Formanden for Plads til forskel udtrykte dog bekymring for, hvordan det skal gå med projektet og alle de gode ting der er iværksat, hvis der ikke bevilliges flere midler fra Landsbyggefonden.

Punkt 8: eventuelt

Der blev sagt tak for samarbejdet til den afgående direktør Kaj Mortensen.

Mødedato: 5. januar 2023 kl. 9:00-10:30

Sted: Rådhuset, Torvet 5, 7400 Herning lokale A2.00

Deltagere:

• Forretningsfører Bendix Jensen
• Bestyrelsesformand Bente Castenschiold
• Chefjurist Herning Kommune, Peter Vallentin
• Arkitekt m.a.a - Byplanlægger Herning Kommune, Annette Niemann
• Cand.jur. Herning Kommune, Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden:

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere
2. Boligselskabets vurdering af egne udfordringer
3. Dokumentationspakken 2022-opmærksomhedspunkter mv.
4. Status og handling på udfordringer
5. Temadrøftelse 2022: Behovet for ungdomsboliger i kommunen
6. Plan for almene boliger
7. Visioner for eventuelle boligsociale tiltag
8. Eventuelt

Referat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation af mødets deltagere

Chefjurist Peter Vallentin bød velkommen og mødets deltagere præsenterede sig.

Punkt 2: Boligselskabets vurdering af egne udfordringer

Boligselskabet bestyrelsesformand forklarede, at der er overskud i selskabet og at man på nuværende tidspunkt har opnået at betale 100.000 kr. af på et lån.

Med hensyn til den generelle udlejningssituation bemærkede formanden bl.a., at hobbylandbrugene i Vind er meget populære, og at der for tiden er venteliste til disse boliger.

Herudover at selskabets afdelinger med små boliger, som netop ikke er omfattet af klausulen om studieaktivitet og hvilket giver mulighed for at leje ud til medarbejderne på de omkringliggende fabrikker. Dette fungerer godt og formanden finder det meget relevant og praktisk med små boliger, så længe de er fri af klausulen om studieaktive lejere.

Formanden nævnte desuden, at boligselskabet indimellem er økonomisk udfordret i forbindelse med fraflytninger, hvor det konstateres, at en bolig gennem mange år har været udsat for massiv rygning. Dette efterlader de berørte afdelinger med meget store udgifter til renoveringer som kan koste op mod 100.000 kr. Formanden nævnte herudover problematikken med ”nomadefamilier” som fraflytter store ubetalt istandsættelsesregninger for efterfølgende at flytte til et andet boligselskab, som er udvidende om lejers gældsforhold og systematik fordi boligselskaberne ikke må dele oplysninger om deres lejere.

Punkt 3: Dokumentationspakken

Boligselskabet udtrykte ønske om på sigt at etablere rækkehuse Vildbjerg. Formanden forklarede, at der er venteliste til selskabets rækkehuse og dem vil man derfor gerne have flere af. Det vil heller ikke være svært at finde egnede arealer i Vildbjerg og en sådan volumenforøgelse vil desuden være med til at øge selskabets robusthed.

Selskabet ønsker at konsolidere sig med hensyn til dispositionsfond og arbejdskapital. Huslejestigninger ønsker selskabet at være tilbageholdende med.

Boligselskabet har i det forløbne år foretaget særlige indsatser vedrørende omkostninger og samdrift, bl.a. har man indført digitalt flyttesyn, robotplæneklippere og der er etableret samdriftsordninger. Selskabet anvender ligeledes egen indkøbsportal for at sikre sig de bedste priser i forbindelse med indkøb, ligesom alle arbejder er i udbud.

Boligselskabet har indkaldt til strategiseminar den 14. januar 2023, hvor alle organisationer i regionen samles. Der er fokus på, at der for tiden pågår et større generationsskifte blandt formændene og der ligger en opgave med at hverve og uddanne nye kvalificerede bestyrelsesmedlemmer

Punkt 4: Status og handlinger på egne udfordringer

Punktet er gennemgået løbende under mødet og særligt under pkt. 2.

Punkt 5: Behovet for ungdomsboliger i kommunen

Formanden bemærkede, at der er et behov for at unge, der ikke er under uddannelse, men tilknyttet anden overførselsindkomst end SU, får adgang til ungdomsboliger.

En sådan adgang kan dog ikke umiddelbart kan indrømmes, da almenboliglovens § 52 foreskriver, at almene ungdomsboliger skal lejes ud til unge uddannelsessøgende.

Punkt 6: Plan for almene boliger

Kommunens plan for almene boliger blev vedtaget i december 2022. Planen ligger på Herning Kommunes hjemmeside og er ligeledes fremsendt til boligselskabets formand og forretningsfører.

Punkt 7: Visioner for boligsociale tiltag

Der er ikke det store behov for boligsociale tiltag i Trehøje. Der sker en løbende udslusning fra Møltrup Optagelseshjem. Dette giver dog ikke problemer, så længe der ikke er tale em et stort antal beboere. Boligselskabet oplever en øget tilgang til ventelisterne fra beboere på Møltrup.

Punkt 8: eventuelt

Der var ikke noget til punktet eventuelt.